公共档案馆信息服务的问题和创新途径

作者:齐丽娜; 刊名:兰台内外 上传者:宾江

【摘要】新形势下,为了推动档案事业快速发展,必须拓展档案馆的公共服务功能,创新信息服务模式,以满足人们日益增长的精神文化需求。因此,首先明确公共档案馆创新信息服务模式的重要性,分析目前档案信息服务存在的问题;然后阐述价值创新理念在公共档案馆中的应用;最后总结创新信息服务的几个途径。

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公共档案馆,是由国家政府建立、馆藏资源归国家所有,并且免费向社会开放的档案馆,基本职能是档案管理和社会服务。其中,信息服务就是采用不同方法,为用户提供需要的信息,从而完成目标任务或开展一系列行为活动。公共档案馆从国家模式转变为社会模式,其服务理念、内容、方式也要随之改变。因此,结合实践,探讨公共档案馆信息服务存在的问题和创新途径,有一定现实意义。一、公共档案馆创新信息服务模式的重要性1.更好履行自身职责。公共档案馆价值创新服务,工作导向是用户的需求,能改变档案馆官本位的思想,增强用户服务意识。通过不断优化自身,从封闭状态转变为开放状态,能更好地履行公共服务职能。2.加快资源转化速度。公共档案馆价值创新服务,重点是价值、创新两个方面。不仅关注用户的信息需求,还能引导需求、创造需求,通过创新手段促使用户得到更大的服务价值。如此,能吸引更多用户走进公共档案馆,提高资源利用率,解决档案资源长期闲置的问题,加快档案信息转化为生产力的速度。3.提高资金利用效率。公共档案馆价值创新服务,首先了解用户需求,然后开发档案资源,最后提供信息服务。在规范化的流程下,能改变档案信息资源无序开发的状态,提高公共资金的利用效率。二、当前公共档案馆信息服务存在的问题1.服务意识薄弱。公共档案馆属于事业单位,不少档案馆依然采用计划经济时代的管理模式,工作人员的服务意识薄弱,服务效益差。具体表现为:第一,成本—收益核算不到位,对于公共资金的使用效率低。第二,缺少用户反馈渠道,档案信息是否满足用户的使用需求,为用户带来了多大的价值,对于这些无从得知。第三,用户对档案信息的兴趣低、关注度不足,不愿利用这些档案。2.缺乏长远规划。随着电子政务、数字档案馆等工程的实施,公共档案馆的信息服务能力明显提升,服务战略更加主动开放。在民生理念的指导下,为信息服务工作带来了新的活力,从为政治服务、经济服务,转变成为民生服务。但是,各级公共档案馆的民生服务战略并不完善,尚存在比较浓厚的官方色彩。3.工作方法落后。公共档案馆在信息服务方式上,依然具有卖方市场的特点,存在问题如下:(1)采用传统的现场服务模式,不仅服务方式单一,而且服务水平低。(2)在时间安排上,多是每周5天,每天8小时,无法为用户提供全天候服务。(3)各个公共档案馆之间相互独立,并没有形成联盟,不满足信息共享的要求。(4)部分档案具有保密性要求,用户查询使用档案前,需要填写申请表,流程复杂。4.不满足用户需求。公共档案馆信息服务的价值是通过服务内容体现的,目前服务内容存在诸多问题。(1)馆藏资源以政务档案居多,这些档案主要是服务于政府机关,和民生相关的档案资料少。(2)档案信息多是最原始的资料,没有经过加工和整理,虽然能保证信息的真实性,但和用户的使用需求之间有差距,会提高用户的时间成本。(3)档案信息的数字化程度低,纸质档案的数量多,不利于扩散信息内容,也不方便广泛应用,可供查询的内容少。三、价值创新理念在公共档案馆中的应用1.价值创新的概念。公共档案馆价值创新服务,就是满足用户的需求,将信息服务、用户需求相结合,提高档案信息的价值,提升服务工作水平。在价值创新理念的指引下,公共档案馆的信息服务形成了两个价值圈。(1)档案馆价值圈。该价值圈是由创造需求→了解需求→开发信息→提供服务→创造需求组成的,将价值创新理念贯穿在各个环节,通过创新提高服务质量,增强公共档案馆的服务能力。(2)用户群体价值圈。该价值圈是由利用需求→收集信息→满足需求→利用评价→利用需求组成的,重点是分析用户的需求,继而满足需求,而利用评价决定了用户是否有再利用的

参考文献

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